Kemal Fasya

Peningkatan Keunggulan Kompetitif Dengan Outsourcing TI

Pendahuluan

Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga, merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruh terhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh. Melakukan outsourcing, baik seluruh operasional ataupun bagian-bagian tertentu mempunyai prospek untuk menurunkan biaya dengan implementasi operasional yang lebih baik, karena dilakukan oleh pihak ketiga yang fokus bisnisnya memberikan pelayanan TI, sehingga Bank dapat lebih berkonsentrasi dalam mengembangkan bisnis perbankan dan meningkatkan layanan nasabahnya daripada harus bersusah payah mengurusi persoalan teknis. Bagi bank-bank berskala kecil dan menengah, investasi TI yang berbiaya besar untuk mendukung suatu bentuk layanan tertentu, dapat diatasi dengan memanfaatkan ASP (Application Service Provider) yang akan melayani kebutuhan dukungan teknologinya. Bentuk kerjasama bisnis (partnership) antara perusahaan dan vendor ASP akan meningkat di masa mendatang, sejalan dengan tersedianya teknologi yang memungkinkan untuk menciptakan sistem aplikasi standar berdasar best practise bisnis tersebut, sehingga persaingan antar bank sesama pengguna ASP akan terletak terutama pada tingkat layanan yang diberikan kepada para nasabahnya (Tjokro, Ahmad; 2008).

Dalam studi beberapa literatur dan observasi didapatkan beberapa garis besar tentang outsourcing IT adalah sebagai berikut :

Menurut Volker Mahnke, Mikkel Lucas Overby & Jan Vang (2003) dalam makalahnya di DRUID Summer Conference 2003 menyatakan bahwa tiga pokok utama outsourcing TI untuk memperbaiki SI yaitu meningkatkan kinerja bisnis, menghasilkan pendapatan baru dan yang dapat membantu perusahaan untuk menilai outsourcing. Untuk mencapai tujuan strategis perusahaan dengan pertimbangan mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi sumber daya TI dengan memperbaiki SI yang sesuai dengan bidang bisnis, akan tetapi tujuan eksplorasi komersial tentang aplikasi, operasi, infrastruktur dan mengetahui bagaimana memperkenalkan ke pasar berdasarkan produk dan layanan.

Berdasarkan pertimbangan tersebut tercetus tentang insentif klien dan vendor outsourcing untuk sharing resiko dan rewards yang didapat berdasarkan tipe kontrak, hak putusan, pengukuran kinerja. Senior manajer memerlukan pedoman untuk merencanakan transformasi pengelolahan SI berdasarkan proses system standard dengan sistem core bisnis dengan platform teknologi yang global dan juga memikirkan transfer kepemilikan dan tanggung jawab aset TI dari pelanggan ke vendor outsourcing yang merupakan kritikal untuk sukses. Dari semua yang dilakukan perlu adanya evaluasi Outsourcing TI dan hubungan struktural, sebagai seorang manajer SI dan bisnis akan selalu ingat kebutuhan untuk kesuksesan, konsisten, kompentensi, kompatibilitas dan kelanjutan dari asset TI organisasi.

Menurut IT Governance Institute (2005) memberikan aturan baku untuk outsourcing yang memiliki tahapan outsourcing life cycle sebagai berikut :

1.      Kesesuaian penanda tanganan kontrak dan penanda tanganan proses yang diselesaikan.

2.      Persetujuan Service Level Agreement (SLA)

3.      Proses Opersional yang dikembangkan

4.      Transisi tahapan layanan dan waktu pembayaran

5. Tim operasional, artikulasi yang jelas hubungan dan interface
6. Transisi dan Transformasi rencana penyelesaian
7. Undang-undang sukses, bonus dan penalti
8. Konsensus dalam menentukan tanggung jawab
9. Penilaian kelanjutan kinerja dan gaya supplier outsource

Transition

Ø  Transisi staf

Ø  Kunci Pengetahuan dan keahlian yang dipertahankan atau diperoleh

Ø  Melaksanakan pengelolahan layanan untuk menyelesaikan

Ø  Layanan yang dideliver ke SLA/OLA baru

Ø  Kerangka kerja untuk memonitor dampak

Ø  Program perbaikan berkelanjutan

Ø  Tinjauan dan perbaikan prosedur

Transformation

Ø  Aturan aktivitas yang digabungkan

Ø  Menyelenggarakan layanan, mengoperasikan dan melaporkan

Ø  Benchmarking yang dibangun

Ø  Biaya Proyek diukur berdasarkan implementasi

Ø  Manfaat yang dikelola

Ø  Asset sejalan dengan kebutuhan

Ø  Perubahan dan Manajemen Lingkungan yang sukses

Quick Wins dan Steady State

Ø  Kontrak yang kadaluwarsa

Ø  Benchmarking untuk menunjukan kurang kompetitif

Ø  Pelanggaran atas kontrak

Ø  Hubungan pekerjaan yang tidak dapat dilaksanakan (The IT Governance Institute,2005)

Menurut Hazael Taylor (2005) menyatakan bahwa outsourcing pada proyek multinasional IT menjadi lebih umum dalam mengelola resiko proyek untuk menghindari gagalnya proyek dengan mencatat resiko yang spesisifk dan membedakan dari pesaing maupun vendor outsourcing yang tidak kompenten, ini dapat ditentukan dengan mengenali faktor-faktor resiko yang dapat diidentifikasikan atau dikelompokan, yaitu :

Manajemen Resiko Proyek (Risk Management Project)

1. Resiko Teknologi
2. Resiko hubungan kerja
3. Negosiasi vendor dengan internal
4. Moral dari tim Vendor
5. Kepercayaan klien
6. Budaya organisasi klien

Resiko lokasi (Location Risk)

1. Kantor pusat vendor terletak di seberang lautan
2. Tidak ada pihak ketiga setempat yang bermain

Resiko lingkungan komersial (Commercial Environment Risks)

1. Reputasi dari vendor
2. Kompetisi dari vendor
3. Resiko legalitas dan kredibilitas (Legal and Credit Risk)
4. Kontrak kerja (Contract Term and Conditions) (Hazael Taylor,2005)

Factors non identified

Menurut Kaplan dan Norton (1996), kinerja perusahaan yang dinilai menggunakan indicator financial saja tidak lagi dianggap cukup, alasannya ukuran financial hanya menggambarkan situasi masa lalu, dan hanya dapat dilakukan untuk perusahaan yang semua investasinya berjangka panjang. Sedangkan era teknologi informasi, perusahaan yang dapat bertahan adalah perusahaan yang mampu menciptakan nilai tambah dengan melakukan investasi pada pelanggan, pegawai, proses, teknologi yang digunakan, serta inovasi.

Tahun 2004, IT Governance Institute, bersama dengan Ligthouse Global, mensurvey 200 IT Profesional dari 14 Negara di Amerika, Asia-pasifik dan Eropa, responder termasuk CIOs, Direktur TI, dan Manager TI dari berbagai perusahan dengan pendapatan tahunan lebih dari AS$ 50 juta. Survey menyoroti beberapa tema kunci yang mendriven strategis organisasi untuk mempertimbangkan outsourcing dan bagaimana diterapkan dan diatur.

Era Informasi

Untuk menganalisa, me-review, membandingkan dan membedakan argument dari beberapa pemikiran yang dipaparkan pada pendahuluan perlu juga melihat kondisi Era Informasi sehingga akan mendapatkan holistic view pengaruh outsourcing.

Tingkat persaingan bisnis meningkat dengan meningkatnya kebutuhan teknologi informasi yang dapat meningkatkan nilai bisnis, ini dapat dicerminkan dalam karakteristik strategik secara umum memiliki beberapa faktor yaitu : cost leadership, differentiation, dan focus dari melihat itu semua, saat ini adalah masa transformasi yang revolusioner.

Persaingan abad industri telah bergeser kepada persaingan abad informasi. Selama abad industri, dari tahun 1850 sampai sekitar tahun 1975, keberhasilan ditentukan oleh seberapa baik perusahaan memanfaatkan keuntungan yang diperoleh dari skala dan ruang lingkup ekonomis (economies of scale and scope). Keberhasilan yang diperoleh oleh perusahaan yaitu seberapa besar suatu perusahaan dapat menanamkan teknologi baru dan menawarkan produk yang standar secara masal dan efisien.Selama abad industri, system pengendalian keuangan dikembangkan di dalam sebuah perusahaan, hal ini untuk memfasilitasi dan memantau alokasi modal financial dan fisik secara efisien. Penggunaan modal financial dan fisik oleh berbagai divisi operasi dapat dipantau dalam rangka menciptakan nilai tambah bagi para pemegang saham. Munculnya abad informasi, dalam beberapa dekade terakhir abad ke-20, telah banyak membuat asumsi dasar tentang persaingan abad industri. Perusahaan tidak dapat lagi menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan hanya dengan menerapkan teknologi baru ke dalam aktiva fisik secara cepat atau hanya dengan menerapkan manajemen aktiva dan kewajiban finansial.

Dampak revolusioner abad informasi lebih dirasakan oleh perusahan lokal maupun multinasioanl, khusunya perusahaan lokal dibawah naungan incumbent yang selama puluhan tahun tumbuh dalam lingkungan yang nyaman dan tidak kompetitif. Mereka hanya mempunyai sedikit kebebasan dalam memasuki usaha dalam menetapkan harga produk. Sebagai imbalannya, berbagai peraturan pemerintah melindungi perusahaan dari para pesaing yang lebih efisien dan inovatif, serta menetapkan harga yang memungkinkan pengembalian atas investasi dan biaya yang telah dikeluarkan.

Selama dua decade terakhir menunjukkan munculnya berbagai inisiatif deregulasi dan privatisasi penting perusahaan jasa diseluruh dunia. Ketika teknologi informasi menciptakan benih kehancuran perusahaan jasa dan yang dalam abad industri yang sebelumnya banyak mendapatkan perlindungan dari pemerintah. Untuk mencapai keberhasilan kompetitif, lingkungan abad informasi mensyaratkan adanya kemampuan baru yang harus dimiliki oleh perusahaan. Kemampuan sebuah perusahaan untuk memobilisasi dan mengekspolorasi aktiva menjadi jauh lebih menentukan.

Analisa Artikel

Dari beberapa artikel yang dipaparkan dalam pendahuluan ada beberapa kesamaan pengaruh IT Outsourcing dalam organisasi yaitu :

• Memperbaiki strategis organisasi SI
• Mencegah resiko yang timbul
• Organisasi dapat tetap fokus pada core business-nya, sehingga dapat meningkatkan keunggulan kompetitif
• Bakuan standard untuk melakukan Outsourcing yang dijabarkan dengan beberapa metodologi
• Selain itu yang membedakan pengaruh outsourcing TI organisasi adalah budaya organisasi, political, sumber daya dan struktur organisasi.

Tahapan Outsourcing

Dari penjabaran diatas, bahwa era informasi yang mendukung keunggulan kompetitif kebutuhan organisasi akan outsourcing menjadi penting, kesamaan dari argumen dari dampak outsourcing pengendalian resiko dan proses seleksi provider atau peng-outsource baik dari sisi internal maupun sisi eksternal yang dipengaruhi oleh empat frame organisasi yaitu struktural, sumber daya manusia, politikal, dan simbolik untuk tercapainya objektivitas organisasi. Secara umum proses outsourcing dapat dilakukan dengan planning, outsourcing, seleksi strategi, cost analysis, seleksi vendor outsourcing, negosiasi, transisi resource dan hubungan manajemen. Cost analysis dalam kerangka outsourcing merupakan, aktivitas pendataan main cost dari aktivitas yang di outsource kan sebelum dan sesudah, dan evaluasi dampak business value dengan mempertimbangkan :

1. Pengelompokkan biaya yang berpengaruh/signifikan, gunakan hukum pareto (80/20), aktivitas biaya-biaya yang akan dioutsource dicatat dan dimonitor.
2. Sebelum melakukan outsourcing perhitungkan biaya biaya yang telah dikelompokkan, apakah nantinya memiliki keuntungan.
3. Setelah Outsource, hitung ulang seperti langkah 2 dan analisa dampak setelah outsource.
4. Gunakan cost-benefit analysis untuk mendapatkan hasil dari outsourcing apakah berdampak negatif atau posifit untuk perusahaan.

Adapun tahapan dalam outsourcing life cyle yang menurut IT Governance dalam Governance of Outsourcing (2005) , organisasi untuk mengadopsi best practice, outsourcing life cycle harus mengerti operasional dan strategikl sebagai dukungan control tiap tahan life cycle. Tujuan lebih luas dengan menerapkan model life cycle, organisasi akan lebih baik mengelola, mengurus, mengalokasikan sumber daya secara efektif lintas area selanjutnya. Dengan mempertimbangkan :

1. Memastikan bawah outsourcing adalah sesuai yang mungkin dapat diterima dengan pemahaman bisnis organisasi dan operasi strategi (baik rancangan strategis maupun rancangan taktikal).
2. Menentukan tipe outsourcing dan hubungannya dengan kebutuhan konsumsi jasa, sedangkan ini adalah terpisah, konsisten dan mempunyai karakteristik yang sederhana, hubungan berdasarkan pasar (market-based).
3. Membangun proses aturan outsourcing dan kerangka sebelum kontrak ditandatangani. Ini menyediakan acuan untuk aturan dan menunjang semua bagian untuk melihat tujuan kontrak, harapan, peranan, tangung jawab inisiatif aturan (responsibilities of the governance initiative).
4. Lakukan penelitian. Organisasi harus melakukan penelitian pada organisasinya sendiri (untuk memahami, mengukur, dan memenuhi persyaratan kebutuhan outsourcing) dan memilih provider/peng-outsource yang potensial dapat melakukannya.
5. Lakukan negosiasi ulang kontrak untuk jangka waktu tertentu untuk memastikan harapan dan rencana apakah telah tercapai, bila perlu mendapatkan alternatif dengan calon provider lain.

Benefit Outsourcing

Perusahaan peng-outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif. Keputusan suatu perusahaan untuk melakukan outsourcing, dewasa ini, tak selalu dikarenakan ketidakmampuan melakukannya sendiri. Pertimbangan biaya memang selalu dijadikan alasan, termasuk aturan ketenaga kerjaan tetapi nilai strategisnya juga tak kurang menjadi perhatian yang sangat penting. Dengan penyerahan pekerjaan ke pihak lain, yang tentu lebih profesional dalam melakukannya, diharapkan akan diperoleh suatu dukungan yang lebih baik. Sementara, perusahaan peng- outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif.

Begitu pula, outsourcing TI kini telah menjadi salah satu solusi bagi perusahaan besar, meski tak tertutup kemungkinan dilakukan oleh perusahaan kecil. Karena, secara prinsip, outsourcing merupakan penyerahan suatu pekerjaan kepada pihak ketiga, di luar perusahaan sendiri, dengan persyaratan dan pembayaran tertentu dan, biasanya, untuk jangka waktu tertentu pula. Tak jarang, outsourcing yang dijalin dengan baik, berubah menjadi suatu bentuk kemitraan strategis jangka panjang yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Namun, dalam mengikat bentuk kerjasama outsourcing itu, perusahaan peng-outsource perlu secara sungguh-sungguh memilih pekerjaan apa saja yang layak dan perlu di outsource , berapa besar biaya yang harus dikeluarkan untuk itu, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dan bagaimana kompetensi pelaksananya. Bagaimana keuntungannya bagi perusahaan, baik dilihat dari segi nilai kompetitif bisnis, pengembangan kompetensi, peningkatan produktivitas SDM dan daya saing perusahaan. Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsource ini semakin meningkat dari tahun ke tahun. Alasan utama dari perusahan peng-outsource menurut IT Governance Institute dalam Governance of Outsourcing (2004) adalah :

1. Kurangnya keahlian teknikal internal
2. Mengurangi Biaya/Cost 
3. Kesesuaian bisnis / Business alignment
4. Inflexible first pass contract governace processes

Kesimpulan

Kesuksesan keunggulan kompetitif suatu organisasi dengan menerapan IT Outsourcing, berdasarkan pertimbangan penerapan praktek-praktek outsourcing yang baik dapat menggunakan outsourcing life cycle yang dikembangkan oleh IT Governance Institute atau menggunakan PMBOK (Project Management Body of Knowledge) khususnya Procurement Management dan juga gabungan keduanya, semua kegiatan outsourcing dipengaruhi juga oleh triangle constraint (scope, cost dan time), komponen infrastruktur (people, process, technology) dan empat frame organisasi, untuk mencegah potensial resiko, sehingga organisasi dapat fokus terhadap core business-nya.

  

Daftar Pustaka

IT Governance Domain Practices and Competencies; Governance of Outsourcing, The IT Governance Institute; 2005.

Shadbolt N.M. and Rawlings K.M, An Exploration Of The Use Of The Balanced Scorecard Approach To Achieve Better Farm Business Planning And Control, College of Sciences; Massey University, Palmerston North, New Zealand (http://www.agrifood.info/perspectives/2000/Shadbolt.html#Kaplan).

Kaplan, Robert S. and David P. Norton. The Balanced Scorecard Translating Strategy Into Action; February 1996; (http://www.scribd.com/doc/2306674/Kaplan-Norton-The-Balanced-Scorecard-Translating-Strategy-Into-Action-1996) 

Taylor, Hazel; The move to outsourced IT projects: key risks from the provider perspective; Proceding : Special Interest Group on Computer Personnel Research Annual Conference, 2005 (http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1056006).

Tjokro,Ahmad; Tuntutan Nasabah dan Dukungan Teknologi Informasi - Meneropong kondisi Perbankan Indonesia Masa Depan; 2008; (http://ebankingtalk.com/talks/tuntutan-nasabah-dan-dukungan-teknologiinformasi).

Volker Mahnke, Mikkel Lucas Overby & Jan Vang, Strategic IT-Outsourcing: What do we know and need to know, Makalah presentasi dalam the DRUID Summer Conference 2003 on CREATING, SHARING AND TRANSFERRING KNOWLEDGE.The role of Geography, Institutions and Organizations; Copenhagen June 12-14, 2003 (http://www.druid.dk/uploads/tx_picturedb/ds2003-892.pdf)

(diambil dari tugas paper Metodologi Penelitian, assigment 2)